Tutup Buku

Artikel ini untuk pemilik usaha atau staf keuangan yang ingin mengunci pembukuan bulan yang sudah selesai. Setelah ditutup, transaksi di bulan itu tidak bisa ditambah atau diubah mundur.

Sebelum mulai

• Tombol Tutup Buku dan Buka kembali hanya muncul bagi pengguna yang punya hak Kelola keuangan (jurnal, faktur, biaya). Pemilik bisnis otomatis punya hak ini; untuk anggota tim, atur di Peran dan hak akses.
• Sebaiknya hanya satu atau dua orang yang bertugas menutup buku, supaya tidak ada yang tanpa sengaja mengunci bulan yang belum selesai.

Apa itu tutup buku?

Bayangkan buku kas bulanan. Setelah bulan berakhir dan semua catatan diperiksa, halaman bulan itu "disegel" supaya tidak ada yang mengubahnya lagi. Itulah tutup buku.

Secara akuntansi, yang terjadi adalah:

• Saldo akun pendapatan dan beban bulan itu dipindahkan ke akun 3200 Laba Ditahan lewat jurnal penutup. Laba Ditahan adalah kumpulan laba (atau rugi) dari bulan-bulan sebelumnya yang masih disimpan di bisnis.
• Bulan itu dikunci. Transaksi atau jurnal baru yang bertanggal di bulan tertutup akan ditolak.
• Penutupan harus berurutan. Anda hanya bisa menutup bulan berikutnya setelah bulan terakhir yang sudah ditutup.

Sebelum menutup

Pastikan bulan itu sudah rapi:

1. Semua pendapatan dan pengeluaran sudah dicatat. Lihat Mencatat uang masuk dan uang keluar.
2. Invoice yang sudah dibayar sudah dicatat pembayarannya. Lihat Membuat invoice penjualan dan pembelian.
3. Rekonsiliasi bank sudah cocok. Lihat Kas & Bank.
4. Penyusutan aset tetap bulan itu sudah dijalankan. Lihat Bagan Akun, Saldo Awal, dan Aset Tetap.
5. Laporan Laba Rugi bulan itu sudah Anda periksa dan masuk akal.

Menutup satu periode

1. Buka Workspace → Send Flow → Laporan.
2. Klik tombol Tutup Buku di kanan atas. Halaman Tutup Buku Periode terbuka.
3. Pilih bulan di kolom Periode. Sendow menyarankan bulan berikutnya yang boleh ditutup.
4. Klik Tutup Buku, lalu konfirmasi.

Bila berhasil, muncul pesan bahwa periode tersebut berhasil ditutup buku. Periode itu tampil di tabel Riwayat dengan kolom Periode, Ditutup (waktu penutupan), Net → Laba Ditahan (jumlah yang dipindahkan), dan Status Terkunci.

Membuka kembali periode

Jika ternyata ada transaksi yang terlewat:

1. Di tabel Riwayat, klik Buka kembali pada periode tersebut, lalu konfirmasi.
2. Jurnal penutupnya dibalik dan statusnya berubah menjadi Dibuka ulang.
3. Catat transaksi yang terlewat, lalu tutup lagi periode itu.

Tips

• Buat jadwal rutin, misalnya tutup buku setiap tanggal 10 untuk bulan sebelumnya. Jeda ini memberi waktu untuk nota yang datang terlambat.
• Unduh PDF Laba Rugi sebelum menutup sebagai arsip. Caranya ada di Membaca laporan keuangan.
• Selama keterbatasan di atas belum diperbaiki, tutup buku tetap berguna untuk mengunci data agar tidak berubah, tetapi jangan mengandalkan angka Laba Ditahan-nya.

Pertanyaan umum

Saya perlu mencatat transaksi bertanggal bulan yang sudah ditutup. Bagaimana?

Transaksi bertanggal di bulan tertutup akan ditolak. Buka kembali periode itu bila transaksi tersebut memang perlu dicatat, lalu tutup lagi.

Bisakah saya melewati satu bulan, misalnya langsung menutup Maret tanpa Februari?

Tidak. Penutupan harus berurutan, jadi tutup Februari terlebih dahulu.

Apakah tutup buku menghapus transaksi?

Tidak. Semua transaksi tetap ada dan bisa dilihat. Tutup buku hanya menambah jurnal penutup dan mengunci bulan tersebut.