Send HRD: payroll

Artikel ini memandu Anda membuat slip gaji bulanan di Send HRD, dari mengisi komponen gaji sampai menandai slip sudah dibayar. Payroll memakai data karyawan dan absensi, jadi pastikan keduanya sudah terisi — lihat data karyawan, kehadiran, dan cuti.

Sebelum mulai

• Seluruh halaman Payroll hanya bisa dibuka oleh pengguna dengan hak Kelola HR (payroll, ubah data karyawan). Secara bawaan, hak ini dimiliki pemilik bisnis dan peran Manager. Atur di Peran dan hak akses.
• Siapkan minimal dua orang dengan hak Kelola HR, karena slip gaji harus disetujui oleh orang yang berbeda dari pembuat atau pengajunya.
• Pastikan absensi bulan itu sudah lengkap, terutama hari Absen, karena memengaruhi potongan gaji.

Cara Sendow menghitung gaji

Rumusnya dibuat sederhana dan terlihat jelas di slip:

• Bruto (gaji kotor) = Gaji pokok + Tunjangan + Lembur.
• Potongan = potongan hari absen (alpa) + BPJS + PPh 21 + Potongan lain.
• Gaji Bersih (Netto) = Bruto − Potongan.

Potongan hari absen dihitung dari gaji pokok dibagi jumlah hari kerja sebulan, dikalikan jumlah hari absen. Hari Cuti yang disetujui tidak dihitung sebagai absen.

1. Isi komponen gaji

1. Buka Workspace → Send HRD → Payroll.
2. Di tabel Komponen Gaji Karyawan, isi Gaji pokok dan Tunjangan untuk setiap karyawan.
3. Klik Simpan di baris karyawan tersebut.

Komponen ini cukup diisi sekali dan dipakai lagi setiap bulan, kecuali ada perubahan gaji. Perubahan gaji tidak mengubah slip bulan-bulan sebelumnya yang sudah dibuat.

2. Buat slip bulan ini

1. Di bagian Payroll Run, pilih bulannya.
2. Klik Generate / Refresh slip.

Sendow membuat slip untuk semua karyawan aktif berdasarkan kehadiran di bulan itu. Anda bisa menekan tombol ini lagi setelah absensi diperbaiki. Slip yang sudah diajukan, disetujui, atau dibayar tidak akan ditimpa.

Hasilnya tampil di tabel slip dengan kolom Pokok+Tunj., Lembur, Potongan, Netto, dan Status. Ringkasan Slip Periode Ini, Total Bruto, Total Netto, dan Sudah Dibayar tampil di bagian atas.

3. Periksa dan sesuaikan tiap slip

1. Klik Kelola → pada slip karyawan. Halaman Slip Gaji terbuka.
2. Periksa kotak Periksa: absensi vs nominal: Hari hadir, Hari alpa, Hari telat, Lembur diajukan, dan Potongan alpa.
3. Bila ada lembur, isi Jam lembur di kotak Hitung Estimasi (BPJS & Lembur), lalu klik Hitung. Kolom Lembur (Rp) dan BPJS (Rp) terisi otomatis dan tetap bisa Anda ubah. Estimasi BPJS memakai porsi karyawan (Kesehatan, JHT, dan JP); lembur memakai rumus upah per jam 1/173 dari upah bulanan.
4. Isi PPh 21 (Rp) secara manual.
5. Isi Potongan lain (Rp) (misalnya kasbon) dan Catatan bila perlu.
6. Klik Hitung ulang untuk memperbarui Gaji Bersih (Netto).

Perhatikan peringatan di halaman slip, misalnya bila lembur diajukan padahal karyawan tidak punya hari hadir.

4. Ajukan dan setujui

1. Setelah angkanya benar, klik Ajukan untuk diperiksa. Status slip menjadi Menunggu persetujuan.
2. Orang lain yang punya hak kelola HR membuka slip itu, lalu klik Setujui. Jika ada yang salah, ia mengisi Alasan penolakan (wajib) dan klik Tolak. Slip yang ditolak bisa diperbaiki dan diajukan ulang.

5. Tandai dibayar

Slip hanya bisa dibayar setelah Disetujui. Setelah gaji ditransfer, buka slipnya dan klik Tandai Dibayar, lalu konfirmasi. Beban gaji sebesar gaji bersih otomatis tercatat sebagai pengeluaran Beban Gaji di Send Flow, jadi Anda tidak perlu mencatatnya lagi di Transaksi.

Klik Cetak di halaman slip untuk mencetak slip gaji atau menyimpannya sebagai PDF lewat browser. Riwayat pengajuan, persetujuan, dan pembayaran tampil di bagian Jejak audit.

Tips

• Buat slip setelah absensi bulan itu ditutup, misalnya tanggal 1 bulan berikutnya.
• Simpan bukti transfer gaji; tempelkan nomor referensinya di Catatan slip.
• Biasakan pemilik sebagai penyetuju terakhir, manajer sebagai pembuat slip.

Pertanyaan umum

Saya menekan Setujui, tetapi ditolak. Kenapa?

Kemungkinan Anda adalah pembuat atau pengaju slip tersebut. Minta pengguna lain dengan hak Kelola HR untuk menyetujuinya.

Saya lupa mencatat absen seorang karyawan. Slip sudah dibuat.

Perbaiki absensinya, lalu klik Generate / Refresh slip lagi. Slip yang belum diajukan akan dihitung ulang. Bila slip sudah diajukan, minta penyetuju menolaknya dulu agar bisa diperbaiki.

Bisakah Sendow menghitung PPh 21 otomatis?

Belum. PPh 21 diisi manual di setiap slip. Konsultasikan angkanya dengan akuntan atau konsultan pajak Anda.