Send HRD: data karyawan, kehadiran, dan cuti

Artikel ini untuk pemilik usaha atau bagian HR yang ingin mengelola karyawan dari satu tempat. Data karyawan dan kehadiran di sini juga menjadi dasar perhitungan payroll.

Sebelum mulai

• Modul Send HRD harus aktif. Jika belum, lihat Mengaktifkan modul.
• Ada dua hak akses:
  • Lihat HR (karyawan, absensi) — untuk membuka Send HRD, melihat data karyawan, absensi, shift, dan mengajukan cuti.
  • Kelola HR (payroll, ubah data karyawan) — untuk menambah, mengubah, atau menghapus karyawan, mencatat clock in/out dan absensi manual, mengatur shift, serta menyetujui atau menolak cuti.
• Secara bawaan, Manager punya kedua hak, Staff hanya bisa melihat, sedangkan Karyawan dan Kasir tidak punya akses HR. Atur di Peran dan hak akses.

Membuka Send HRD

Buka Workspace → Send HRD. Menunya terdiri dari Dashboard HRD, Data Karyawan, Shift & Kehadiran, dan Payroll.

Di Dashboard HRD Anda melihat Total Karyawan, jumlah yang Aktif, dan yang Hadir Hari Ini. Di bawahnya ada tombol pintas Data karyawan →, Absensi →, Cuti & Izin →, Payroll →, dan Shift & Jadwal →.

Menambah data karyawan

1. Buka Send HRD → Data Karyawan.
2. Isi form Staff Baru:
   • Nama dan NIK / No. Karyawan.
   • Jabatan dan Status (Active atau Inactive).
   • Telepon dan Email.
   • Tanggal Masuk dan Tipe Kerja: Tetap, Kontrak, Harian, atau Magang.
   • Bank (misalnya BCA) dan No. Rekening untuk pembayaran gaji.
3. Klik Simpan.

Untuk mengubah data, klik Edit pada baris karyawan, lalu Perbarui. Tombol Hapus juga tersedia, tetapi untuk karyawan yang sudah keluar sebaiknya ubah Status menjadi Inactive agar riwayat absensi dan gajinya tetap tersimpan.

Menyusun shift

1. Buka Send HRD → Shift & Kehadiran.
2. Di Definisi Shift, isi Nama (misalnya Pagi), jam Mulai dan Selesai, lalu klik + Tambah shift. Ulangi untuk shift lain, misalnya Siang dan Malam.
3. Di tabel roster mingguan, pilih shift untuk setiap karyawan per hari. Pilihan langsung tersimpan begitu dipilih.
4. Pindah minggu dengan ← Minggu lalu, Minggu ini, dan Minggu depan →.

Mencatat absensi

1. Dari Dashboard HRD, klik Absensi →.
2. Di bagian atas tampil ringkasan Hadir, Telat, Belum Absen, dan Total Aktif hari ini.
3. Di tabel Absensi Hari Ini, klik Clock in saat karyawan datang dan Clock out saat pulang. Kolom Masuk, Keluar, dan Jam terisi otomatis. Karyawan yang clock in melewati jam masuk kerja tercatat Telat.
4. Untuk mencatat cuti, absen, atau libur, gunakan Catat manual: pilih Karyawan, Tanggal, Status (Hadir, Telat, Absen, Cuti, atau Libur), isi Catatan bila perlu, lalu klik Simpan.

Bagian Rekap Bulanan merangkum Hadir, Telat, Absen, Cuti, dan total Jam tiap karyawan dalam satu bulan.

Mengelola cuti

Mengajukan cuti:

1. Dari Dashboard HRD, klik Cuti & Izin →.
2. Di form Ajukan Cuti, pilih Karyawan dan Jenis: Cuti Tahunan, Sakit, Tanpa Gaji, atau Lainnya.
3. Isi tanggal Mulai dan Selesai, serta Alasan (opsional).
4. Klik Ajukan.

Jumlah hari cuti dihitung dalam hari kerja (Sabtu dan Minggu tidak dihitung). Pengajuan yang tanggalnya bertabrakan dengan cuti lain milik karyawan yang sama akan ditolak. Pemilik bisnis mendapat notifikasi saat ada pengajuan baru.

Menyetujui cuti: pengajuan muncul di Daftar Pengajuan lengkap dengan Jenis, Tanggal, jumlah Hari, dan Status. Klik Setujui atau Tolak. Jumlah pengajuan yang menunggu tampil sebagai angka di tombol Cuti & Izin →. Cuti yang disetujui otomatis tercatat di absensi pada tanggal-tanggal tersebut.

Tabel Saldo Cuti Tahunan menampilkan Kuota, cuti yang sudah Pakai, dan Sisa untuk tiap karyawan. Pengajuan Cuti Tahunan yang melebihi sisa kuota akan ditolak dengan pesan berisi sisa hari yang tersedia.

Tips

• Isi data bank dan nomor rekening sejak awal agar pembayaran gaji lebih cepat.
• Susun roster satu minggu ke depan setiap akhir pekan.
• Periksa Rekap Bulanan sebelum membuat slip gaji, supaya potongan absen sudah benar.

Pertanyaan umum

Karyawan saya bisa clock in sendiri dari HP-nya?

Saat ini clock in dan clock out dicatat dari halaman Absensi oleh pengguna dengan hak Kelola HR.

Kenapa pengajuan cuti tahunan saya ditolak?

Biasanya karena melebihi sisa kuota cuti tahunan, atau tanggalnya bertabrakan dengan cuti lain yang sudah ada. Pesan di layar menjelaskan penyebabnya.

Apakah menghapus karyawan menghapus riwayat gajinya?

Sebaiknya jangan menghapus karyawan yang pernah punya absensi atau slip gaji. Ubah statusnya menjadi Inactive saja.